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Wohnungsübergabeprotokoll 2026: Vorlage als Word und PDF

Das Übergabeprotokoll ist das nützlichste Blatt Papier im Mietverhältnis, weil es die Beweislast verschiebt. Was beim Einzug nicht festgehalten wird, gilt später als von der Mieterseite verursacht.

Diese Vorlage geht deshalb Raum für Raum vor, fragt Zählerstände mit Zählernummern ab, zählt die Schlüssel und lässt ausdrücklich Platz für Punkte, über die sich beide Seiten nicht einig sind.

Übergabeprotokoll erstellenZahlung per Überweisung nach Erhalt
  • In wenigen Minuten ausgefüllt, ohne Termin
  • Jeder Auftrag wird vor dem Versand von Hand geprüft
  • Zustellung in der Regel innerhalb weniger Stunden
  • 14 Tage Zugang, Fragebogen jederzeit fortsetzbar
  • Auf Ihre Angaben zugeschnitten, keine Blankovorlage
  • Nach aktueller Rechtslage aufbereitet, Stand 2026
  • Word-Datei zum Weiterbearbeiten
Betrag
39,00 EUR
Formate
PDF und DOCX
Zustellung
Nach der Prüfung per E-Mail
Prüfung
Von Hand, vor dem Versand
Stand
Stand 01/2026

  1. In wenigen Minuten

    Vier kurze Angaben, dann führt Sie der Fragebogen durch Ihr Dokument. Sie brauchen keinen Termin, Sie reichen nichts nach, und Sie warten auf keinen Rückruf. Unterbrechen können Sie jederzeit und über den Link in Ihrer Rechnung weitermachen.

  2. Von Hand geprüft

    Bevor Ihr Dokument herausgeht, sieht es jemand von uns durch. Erst danach wird es zugestellt, in der Regel innerhalb weniger Stunden. Fällt dabei etwas an Ihren Angaben auf, melden wir uns bei Ihnen.

  3. Auf Ihren Fall zugeschnitten

    Sie bekommen keine Blankovorlage zum Selbstausfüllen. Der Fragebogen fragt genau die Punkte ab, auf die es bei diesem Dokument ankommt, und was auf Sie nicht zutrifft, steht am Ende auch nicht darin.

Musteransicht

So sieht Ihre Wohnungsübergabeprotokoll aus

Ein Auszug aus dem fertigen Dokument, mit erfundenen Beispielangaben. Beim Ausfüllen entsteht Ihres live neben dem Formular.

Wohnungsübergabeprotokoll

Übergabe der Wohnung bei Einzug

Über die Übergabe der Wohnung Lindenallee 27, 10115 Musterstadt, zweites Obergeschoss links wurde am 12.08.2026 um 14:30 Uhr folgendes Protokoll aufgenommen.

Vermieterseite
Anna Schneider
Anschrift
Lindenallee 27, 10115 Musterstadt
Kontakt
030 12345678
Mieterseite
Max Muster
Anschrift
Musterstrasse 12, 10115 Musterstadt
Kontakt
030 12345678
Beginn des Mietverhältnisses
01.09.2026

1. Gegenstand des Protokolls

Die Wohnung wurde an diesem Tag an die Mieterseite übergeben. Dieses Protokoll hält ihren Zustand bei Übergabe fest.

Alle hier festgehaltenen Mängel und Gebrauchsspuren waren bei Übergabe vorhanden. Sie begründen keinen Anspruch gegen die Mieterseite. Was hier nicht festgehalten ist, gilt später als bei Übergabe nicht vorhanden.

Die Wohnung wurde frisch renoviert übergeben.

2. Zustand der Räume

Flur und Diele
Ohne Beanstandung
Wohnzimmer
Ohne Beanstandung
Schlafzimmer
Ohne Beanstandung
Weiteres Zimmer
Ohne Beanstandung
Küche
Ohne Beanstandung
Bad
Ohne Beanstandung
Gäste-WC
Ohne Beanstandung
Balkon oder Terrasse
Ohne Beanstandung
Keller oder Abstellraum
Ohne Beanstandung

3. Zählerstände

Strom
18 4507 2291 kWh, Zählernummer 18 4507 2291
Gas
18 4507 2291 m³, Zählernummer 18 4507 2291
Kaltwasser
18 4507 2291 m³, Zählernummer 18 4507 2291
Warmwasser
18 4507 2291 m³, Zählernummer 18 4507 2291
Heizung
18 4507 2291 Einheiten, Zählernummer 18 4507 2291

18 4507 2291

Die Stände wurden gemeinsam abgelesen. Sie sind Grundlage für die Abrechnung mit den Versorgungsunternehmen und für die Betriebskostenabrechnung.

Das vollständige Dokument umfasst 6 Abschnitte und kommt als PDF und als bearbeitbare Word-Datei.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Das Protokoll hält fest, in welchem Zustand eine Wohnung übergeben oder zurückgegeben wurde. Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, entscheidet im Streit um die Sicherheitsleistung aber häufig alles.

Der Grund liegt in der Beweisverteilung: Wer behauptet, ein Schaden sei erst während der Mietzeit entstanden, muss das beweisen. Ein von beiden Seiten unterschriebenes Einzugsprotokoll dreht diese Ausgangslage, weil es den Anfangszustand dokumentiert.

Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch ist nach § 538 BGB mit der Miete abgegolten. Das Protokoll unterscheidet deshalb zwischen Gebrauchsspuren und Mängeln.

Der Inhalt

Diese Angaben gehören in jedes Dokument

Der Fragebogen fragt genau danach, Schritt für Schritt und mit Erklärung zu jedem Feld.

  1. Einzug oder Auszug

    Die Fragen sind dieselben, die Folgen nicht. Das Dokument benennt sie jeweils ausdrücklich.

  2. Beide Parteien und Anwesende

    Wer dabei war, kann später bestätigen, was besprochen wurde.

  3. Die Wohnung

    Anschrift, Lage im Haus und Beginn des Mietverhältnisses.

  4. Zustand Raum für Raum

    Ohne Beanstandung, Gebrauchsspuren oder Mängel, jeweils mit Platz für die Beschreibung.

  5. Zählerstände

    Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser und Heizung, jeweils mit Zählernummer.

  6. Schlüssel

    Anzahl je Art, dazu eine Zeile für alles Weitere.

  7. Punkte ohne Einigung

    Ein eigener Abschnitt für Feststellungen, die eine Seite bestreitet.

  8. Unterschriften

    Beide Seiten, jede Seite behält eine Ausfertigung.

Der Umfang

Welche Bereiche das Dokument abdecken kann

Deckt diese Vorlage ab

  • Übergabe bei Einzug
  • Rückgabe bei Auszug
  • Zählerstände mit Zählernummern
  • Strittige Feststellungen und Fristen zur Beseitigung

Braucht ein anderes Dokument

  • Anzeige eines Mangels während der Mietzeit
  • Abrechnung der Sicherheitsleistung
  • Kündigung des Mietverhältnisses
  • Übergabe von Gewerberäumen

Wissenswertes

Rund um Wohnungsübergabeprotokoll

Beweislast
Ohne Einzugsprotokoll muss die Mieterseite beweisen, dass ein Schaden schon vorher da war. Mit Protokoll dreht sich die Lage.
Gebrauchsspuren sind keine Mängel
Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch ist nach § 538 BGB mit der Miete abgegolten.
Sechs Monate
Ansprüche der Vermieterseite wegen Veränderungen der Mietsache verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten ab Rückgabe.
Fotos ergänzen, ersetzen nicht
Bilder mit sichtbarem Datum sind eine gute Anlage, aber kein Ersatz für die Unterschriften.
Zählernummer nicht vergessen
Ein Stand ohne Nummer lässt sich später keinem Zähler zuordnen.
Neue Anschrift
Beim Auszug gehört sie ins Protokoll, sonst ist die Abrechnung nicht zustellbar.

Woran es meistens scheitert

Häufige Fehler

Wir benennen sie, weil ein Dokument mit einem dieser Fehler seinen Zweck verfehlt, und das fällt oft erst dann auf, wenn es darauf ankommt.

  • Mangel nicht eintragen lassen

    Die Gegenseite winkt ab, der Punkt fehlt im Protokoll und existiert damit später nicht mehr.

  • Pauschalformel unterschrieben

    Ein Satz wie einwandfreier Zustand ohne Einzelaufstellung nimmt Ihnen jedes spätere Argument.

  • Zählerstände geschätzt

    Wird der Stand nicht gemeinsam abgelesen, streiten sich beide Seiten später über den Verbrauch der ersten Wochen.

  • Schlüssel nicht gezählt

    Beim Auszug fehlt dann der Nachweis, wie viele Schlüssel überhaupt übergeben wurden.

  • Nur eine Unterschrift

    Ein einseitig geführtes Blatt ist eine Notiz. Ohne beide Unterschriften trägt es im Streit fast nichts.

Häufige Fragen

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Nein, vorgeschrieben ist es nicht. Praktisch entscheidet es aber den späteren Streit um die Sicherheitsleistung, weil es den Zustand bei Übergabe dokumentiert. Ohne Protokoll steht am Ende Aussage gegen Aussage.
Was mache ich, wenn die andere Seite einen Mangel nicht aufnehmen will?
Bestehen Sie darauf, dass der Punkt als strittige Feststellung ins Protokoll kommt. Diese Vorlage hat dafür einen eigenen Abschnitt. Dort steht dann, dass der Mangel angesprochen wurde und dass die andere Seite ihn bestreitet. Das ist deutlich mehr wert als gar kein Eintrag.
Muss ich Schäden ersetzen, die ich beim Einzug nicht gemeldet habe?
Das ist genau das Risiko. Wird ein Schaden erst beim Auszug bemerkt und war er im Einzugsprotokoll nicht vermerkt, spricht viel dafür, dass er in der Mietzeit entstanden ist. Deshalb gehört bei Einzug jede Kleinigkeit auf das Blatt.
Zählt normale Abnutzung als Mangel?
Nein. Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch ist nach § 538 BGB mit der Miete abgegolten. Dazu zählen etwa Laufspuren im Teppich oder kleine Dübellöcher in üblichem Umfang. Das Protokoll unterscheidet deshalb zwischen Gebrauchsspuren und Mängeln.
Was kostet das Dokument?
Der Betrag steht auf der Preisseite und wird Ihnen vor dem Absenden der Bestellung noch einmal angezeigt. Es fallen keine weiteren Kosten an.
In welchem Format erhalte ich es?
Sie erhalten das Dokument als PDF zum Ausdrucken und Unterschreiben sowie als Word-Datei im Format DOCX, die Sie jederzeit weiter anpassen können.
Wie läuft die Bestellung ab?
Zuerst fragen wir vier kurze Angaben ab, die auf die Rechnung gehören: Name, Geburtsdatum, Meldeadresse und Kontakt. Danach bestätigen Sie die Bestellung, und Ihr Zugang steht sofort bereit. Erst dann kommt der Fragebogen zu Ihrem Dokument. So sehen Sie nicht vierzig Felder, bevor überhaupt klar ist, worum es geht.
Wie schnell bekomme ich es?
Ihr Dokument wird unmittelbar erzeugt, sobald Sie den Fragebogen abgeschlossen haben. Bevor es herausgeht, prüfen wir Ihren Auftrag von Hand. Danach wird es zugestellt, in der Regel innerhalb weniger Stunden. Es liegt dann als Anhang in Ihrer E-Mail und zusätzlich in Ihrem Kundenbereich bereit.
Kann ich den Fragebogen später fertig machen?
Ja. Ihre Rechnung enthält einen Link, der Sie genau an die Stelle zurückbringt, an der Sie aufgehört haben, auch auf einem anderen Gerät. Der Zugang gilt 14 Tage. Was Sie bereits eingetragen haben, ist gespeichert.
Sieht sich das jemand an?
Ja, jeden einzelnen Auftrag. Bevor Ihr Dokument versandt wird, sieht es jemand von uns durch: ob die Angaben vollständig sind, ob sie zueinander passen und ob das gewählte Dokument zu dem passt, was Sie damit erreichen wollen. Fällt dabei etwas auf, melden wir uns bei Ihnen, bevor Sie ein Schriftstück in der Hand halten, das seinen Zweck verfehlt. Eine Rechtsberatung ist mit dieser Prüfung nicht verbunden.
Bekomme ich eine Standardvorlage?
Nein. Für dieses Dokument gibt es einen eigenen Fragebogen, und der Text entsteht aus Ihren Antworten. Was auf Sie nicht zutrifft, steht am Ende auch nicht darin. Sie füllen also keine Blankovorlage aus, sondern erhalten ein auf Ihre Angaben zugeschnittenes Schriftstück.
Wie funktioniert die Bezahlung?
Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail und überweisen den Betrag auf das darin genannte Konto. Eine Vorkasse ist nicht erforderlich, Sie bekommen das Dokument zuerst.
Was genau kaufe ich?
Den Zugang zu unserer Anwendung für Ihr gewähltes Dokument, 14 Tage lang: den Fragebogen, die Erstellung des Dokuments, unsere Prüfung von Hand und die Zustellung als PDF und als Word-Datei. Das fertige Dokument ist das Ergebnis dieses Zugangs.
Kann ich stornieren?
Mit Ihrer Bestätigung stellen wir den Zugang bereit, damit ist die Leistung vollständig erbracht. Das Widerrufsrecht erlischt in diesem Moment nach § 356 Absatz 4 BGB, worauf Sie im Bestellvorgang ausdrücklich hingewiesen werden und dem Sie dort zustimmen. Bei einem Fehler in der Erstellung korrigieren wir das Dokument selbstverständlich.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Wir bereiten aus Ihren Angaben ein Dokument auf und prüfen jeden Auftrag von Hand, bevor er herausgeht. Wir vertreten Sie dabei nicht und beurteilen Ihre Rechtslage nicht. Für eine rechtliche Beurteilung Ihrer persönlichen Situation wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.

Die Angaben sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.

Ihr Übergabeprotokoll in wenigen Minuten

Raum für Raum, mit Zählerständen, Schlüsseln und einem Abschnitt für das, worüber Sie sich nicht einig sind.

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39,00 EUR · Sofort erstellt · Von Hand geprüft · Zahlung per Überweisung

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