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Einwilligung Fotos 2026: Vorlage für Vereine und Schulen als Word und PDF

Eine Einwilligung in Foto- und Videoaufnahmen ist nur wirksam, wenn sie freiwillig, informiert und widerruflich ist. Die verbreiteten Formulare scheitern meist am zweiten Punkt: Sie erlauben die Nutzung "für die Öffentlichkeitsarbeit", und damit weiß niemand, worin er eingewilligt hat.

Diese Vorlage benennt jede Verwendung einzeln, vom Aushang im Vereinsheim bis zum Profil im sozialen Netzwerk, regelt die Unterschriften bei Minderjährigen und sagt beim Widerruf ehrlich, was er leisten kann und was nicht.

Einwilligung erstellenZahlung per Überweisung nach Erhalt
  • In wenigen Minuten ausgefüllt, ohne Termin
  • Jeder Auftrag wird vor dem Versand von Hand geprüft
  • Zustellung in der Regel innerhalb weniger Stunden
  • 14 Tage Zugang, Fragebogen jederzeit fortsetzbar
  • Auf Ihre Angaben zugeschnitten, keine Blankovorlage
  • Nach aktueller Rechtslage aufbereitet, Stand 2026
  • Word-Datei zum Weiterbearbeiten
Betrag
39,00 EUR
Formate
PDF und DOCX
Zustellung
Nach der Prüfung per E-Mail
Prüfung
Von Hand, vor dem Versand
Stand
Stand 01/2026

  1. In wenigen Minuten

    Vier kurze Angaben, dann führt Sie der Fragebogen durch Ihr Dokument. Sie brauchen keinen Termin, Sie reichen nichts nach, und Sie warten auf keinen Rückruf. Unterbrechen können Sie jederzeit und über den Link in Ihrer Rechnung weitermachen.

  2. Von Hand geprüft

    Bevor Ihr Dokument herausgeht, sieht es jemand von uns durch. Erst danach wird es zugestellt, in der Regel innerhalb weniger Stunden. Fällt dabei etwas an Ihren Angaben auf, melden wir uns bei Ihnen.

  3. Auf Ihren Fall zugeschnitten

    Sie bekommen keine Blankovorlage zum Selbstausfüllen. Der Fragebogen fragt genau die Punkte ab, auf die es bei diesem Dokument ankommt, und was auf Sie nicht zutrifft, steht am Ende auch nicht darin.

Musteransicht

So sieht Ihre Einwilligung in Foto- und Videoaufnahmen aus

Ein Auszug aus dem fertigen Dokument, mit erfundenen Beispielangaben. Beim Ausfüllen entsteht Ihres live neben dem Formular.

Einwilligung in Foto- und Videoaufnahmen

gegenüber Erika Beispiel

Verantwortliche Stelle

  • Erika Beispiel
  • Beispielweg 4, 10115 Musterstadt
  • erika.beispiel@example.de
Abgebildete Person
Erika Beispiel
geboren am
19.04.1978
Anschrift
Beispielweg 4, 10115 Musterstadt
Anschrift der sorgeberechtigten Personen
Musterstrasse 12, 10115 Musterstadt
Anlass
das Sommerfest am 20. Juni 2026

1. Gegenstand der Einwilligung

Ich willige darin ein, dass im Rahmen von "das Sommerfest am 20. Juni 2026" Fotoaufnahmen, Videoaufnahmen, Tonaufnahmen von mir angefertigt und wie unter Nummer 2 beschrieben verwendet werden.

Eine Nennung meines Namens findet dabei nicht statt.

Angaben zur Gesundheit, zur Religion, zur Herkunft oder zu vergleichbar sensiblen Umständen werden mit den Aufnahmen nicht veröffentlicht.

2. Konkrete Verwendung

Die Aufnahmen dürfen ausschließlich für die folgenden, hier abschließend benannten Zwecke verwendet werden:

  • Veröffentlichung auf der eigenen Website Am Alten Markt 9, 10115 Musterstadt
  • Veröffentlichung in den eigenen Profilen in sozialen Netzwerken
  • Abdruck in gedruckten Veröffentlichungen der verantwortlichen Stelle, etwa Jahresheft, Festschrift, Flyer oder Mitgliederzeitung
  • Aushang in den Räumen der verantwortlichen Stelle
  • Weitergabe an die örtliche Presse zur Berichterstattung über den Anlass
  • Aufnahme in das Archiv oder die Chronik der verantwortlichen Stelle

Jede andere Verwendung, insbesondere eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken oder eine Nutzung zu Werbezwecken, ist von dieser Einwilligung nicht gedeckt.

Hinweis zu sozialen Netzwerken

Bei einer Veröffentlichung in sozialen Netzwerken werden die Aufnahmen auf Servern der Betreiber gespeichert und dabei auch in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt. Dort gilt nicht dasselbe Schutzniveau. Aufnahmen, die dort einmal verbreitet wurden, lassen sich nach einer Entfernung nicht in jedem Fall vollständig zurückholen.

3. Freiwilligkeit

Diese Einwilligung wird freiwillig erteilt. Sie ist keine Voraussetzung für die Teilnahme, die Mitgliedschaft oder eine andere Leistung der verantwortlichen Stelle.

Aus einer Verweigerung oder einem späteren Widerruf entstehen keine Nachteile. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, für die Veröffentlichung von Bildnissen zusätzlich § 22 KunstUrhG.

Das vollständige Dokument umfasst 7 Abschnitte und kommt als PDF und als bearbeitbare Word-Datei.

Wozu eine Einwilligung in Aufnahmen?

Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, ist ein personenbezogenes Datum. Für die Veröffentlichung von Bildnissen verlangt zudem § 22 KunstUrhG die Einwilligung der abgebildeten Person. Vereine, Schulen und Betriebe brauchen sie deshalb für alles, was auf der Website, im Jahresheft oder im sozialen Netzwerk erscheinen soll.

Die Einwilligung muss freiwillig sein. Sie darf nicht zur Bedingung für die Teilnahme oder die Mitgliedschaft gemacht werden, und aus einer Verweigerung darf kein Nachteil entstehen. In einem Abhängigkeitsverhältnis, etwa im Betrieb, wird die Freiwilligkeit besonders genau betrachtet.

Sie muss informiert sein. Anlass und Verwendung gehören konkret benannt. Eine Einwilligung für alles ist unwirksam, weil sie den Umfang gerade nicht erkennen lässt.

Und sie muss widerruflich sein. Der Widerruf ist jederzeit möglich und wirkt für die Zukunft. Was bereits gedruckt oder weiterverbreitet wurde, holt er nicht zurück.

Der Inhalt

Diese Angaben gehören in jedes Dokument

Der Fragebogen fragt genau danach, Schritt für Schritt und mit Erklärung zu jedem Feld.

  1. Verantwortliche Stelle

    Verein, Schule oder Betrieb mit Anschrift und Ansprechperson.

  2. Abgebildete Person

    Name, Geburtsdatum und Anschrift, damit die Einwilligung zuordenbar ist.

  3. Sorgeberechtigte

    Bei Minderjährigen, mit Platz für beide Unterschriften.

  4. Anlass

    Konkret benannt, etwa das Sommerfest an einem bestimmten Datum.

  5. Art der Aufnahmen

    Foto, Video oder Ton, je nachdem was tatsächlich entsteht.

  6. Verwendung im Einzelnen

    Website, soziale Netzwerke, Druck, Aushang, Presse und Archiv als Ankreuzliste.

  7. Namensnennung

    Ohne Namen, nur Vorname oder vollständiger Name.

  8. Dauer und Widerruf

    Bis zum Widerruf, befristet oder für die Dauer der Zugehörigkeit, mit Widerrufsadresse.

Der Umfang

Welche Bereiche das Dokument abdecken kann

Deckt diese Vorlage ab

  • Einwilligung nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO und § 22 KunstUrhG
  • Konkrete Verwendungen als abschließende Liste
  • Regelung für Minderjährige mit Mitunterzeichnung
  • Widerruf mit ehrlichem Hinweis auf seine Grenzen

Braucht ein anderes Dokument

  • Information über die Verarbeitung auf der Website: Datenschutzerklärung
  • Nutzungsrechte an den Aufnahmen gegenüber der fotografierenden Person
  • Auskunft über gespeicherte Daten: Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO
  • Spätere Entfernung veröffentlichter Aufnahmen: Löschantrag nach Art. 17 DSGVO

Wissenswertes

Rund um Einwilligung in Foto- und Videoaufnahmen

Freiwillig heißt ohne Nachteil
Wer nicht einwilligt, muss trotzdem teilnehmen dürfen. Sonst ist die Einwilligung angreifbar.
Konkret statt allgemein
Anlass und Verwendung gehören benannt. Öffentlichkeitsarbeit ist kein Zweck, sondern eine Überschrift.
Soziale Netzwerke sind ein eigener Punkt
Dort werden Aufnahmen auch außerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Das gehört in den Text.
Zwei Unterschriften bei gemeinsamer Sorge
Eine einzelne Unterschrift trägt nur, wenn die Sorge allein bei dieser Person liegt.
Ab etwa 14 Jahren mitunterschreiben
Die betroffene Person überblickt den Vorgang dann in der Regel und sollte beteiligt werden.
Nachweispflicht der Einrichtung
Nach Art. 7 Absatz 1 DSGVO muss die Stelle belegen können, dass eine Einwilligung vorliegt. Mündlich gelingt das nicht.

Woran es meistens scheitert

Häufige Fehler

Wir benennen sie, weil ein Dokument mit einem dieser Fehler seinen Zweck verfehlt, und das fällt oft erst dann auf, wenn es darauf ankommt.

  • Sammelklausel im Aufnahmeantrag

    Eine Zeile im Beitrittsformular ist weder konkret noch erkennbar freiwillig.

  • Einwilligung für alles

    Ohne benannte Verwendung fehlt die Information, und damit fehlt die Wirksamkeit.

  • Nur ein Elternteil unterschreibt

    Bei gemeinsamer Sorge gehören beide Unterschriften dazu.

  • Widerruf verschwiegen

    Ohne Hinweis auf das Widerrufsrecht ist die Einwilligung nicht informiert.

  • Zu viel versprochen

    Eine Zusage, nach dem Widerruf alles zurückzuholen, lässt sich im Internet nicht halten.

Häufige Fragen

Ab welchem Alter unterschreibt die betroffene Person selbst?
Ein festes Alter nennt das Gesetz für diesen Fall nicht. In der Praxis unterschreiben bis zum 18. Geburtstag die Sorgeberechtigten, ab etwa 14 Jahren zusätzlich die betroffene Person, weil sie den Vorgang dann in der Regel selbst überblickt. Diese Vorlage sieht dafür einen eigenen Unterschriftsplatz vor.
Was ist bei sozialen Netzwerken anders?
Die Aufnahmen werden auf Servern der Betreiber gespeichert und dabei auch in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt, wo nicht dasselbe Schutzniveau gilt. Außerdem lassen sich verbreitete Inhalte nach einer Entfernung nicht in jedem Fall vollständig zurückholen. Beides gehört in den Text der Einwilligung, sonst ist sie nicht informiert.
Was passiert nach einem Widerruf?
Die Aufnahmen werden aus den eigenen Auftritten entfernt, also von der Website, aus den Profilen und aus dem Aushang. Bereits gedruckte Hefte, verteilte Flyer und Kopien bei Dritten lassen sich nicht zurückrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft, die bisherige Verwendung bleibt rechtmäßig.
Brauche ich eine Einwilligung für Gruppenaufnahmen bei einem Fest?
Es kommt darauf an, ob einzelne Personen als solche herausgestellt werden. § 23 KunstUrhG lässt Bilder zu, auf denen Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft erscheinen, und Bilder von Versammlungen und Aufzügen. Wer sichergehen will, holt für erkennbare Einzelaufnahmen eine Einwilligung ein.
Darf die Teilnahme von der Einwilligung abhängen?
Nein. Eine Einwilligung, die zur Bedingung für Teilnahme oder Mitgliedschaft gemacht wird, ist nicht freiwillig. Deshalb steht in dieser Vorlage ausdrücklich, dass aus einer Verweigerung keine Nachteile entstehen.
Wie lange dürfen wir die Einwilligung aufbewahren?
Solange die Aufnahmen verwendet werden und darüber hinaus so lange, wie der Nachweis nach Art. 7 Absatz 1 DSGVO benötigt wird. Endet die Verwendung, entfällt in der Regel auch der Grund für die weitere Aufbewahrung des Formulars.
Was kostet das Dokument?
Der Betrag steht auf der Preisseite und wird Ihnen vor dem Absenden der Bestellung noch einmal angezeigt. Es fallen keine weiteren Kosten an.
In welchem Format erhalte ich es?
Sie erhalten das Dokument als PDF zum Ausdrucken und Unterschreiben sowie als Word-Datei im Format DOCX, die Sie jederzeit weiter anpassen können.
Wie läuft die Bestellung ab?
Zuerst fragen wir vier kurze Angaben ab, die auf die Rechnung gehören: Name, Geburtsdatum, Meldeadresse und Kontakt. Danach bestätigen Sie die Bestellung, und Ihr Zugang steht sofort bereit. Erst dann kommt der Fragebogen zu Ihrem Dokument. So sehen Sie nicht vierzig Felder, bevor überhaupt klar ist, worum es geht.
Wie schnell bekomme ich es?
Ihr Dokument wird unmittelbar erzeugt, sobald Sie den Fragebogen abgeschlossen haben. Bevor es herausgeht, prüfen wir Ihren Auftrag von Hand. Danach wird es zugestellt, in der Regel innerhalb weniger Stunden. Es liegt dann als Anhang in Ihrer E-Mail und zusätzlich in Ihrem Kundenbereich bereit.
Kann ich den Fragebogen später fertig machen?
Ja. Ihre Rechnung enthält einen Link, der Sie genau an die Stelle zurückbringt, an der Sie aufgehört haben, auch auf einem anderen Gerät. Der Zugang gilt 14 Tage. Was Sie bereits eingetragen haben, ist gespeichert.
Sieht sich das jemand an?
Ja, jeden einzelnen Auftrag. Bevor Ihr Dokument versandt wird, sieht es jemand von uns durch: ob die Angaben vollständig sind, ob sie zueinander passen und ob das gewählte Dokument zu dem passt, was Sie damit erreichen wollen. Fällt dabei etwas auf, melden wir uns bei Ihnen, bevor Sie ein Schriftstück in der Hand halten, das seinen Zweck verfehlt. Eine Rechtsberatung ist mit dieser Prüfung nicht verbunden.
Bekomme ich eine Standardvorlage?
Nein. Für dieses Dokument gibt es einen eigenen Fragebogen, und der Text entsteht aus Ihren Antworten. Was auf Sie nicht zutrifft, steht am Ende auch nicht darin. Sie füllen also keine Blankovorlage aus, sondern erhalten ein auf Ihre Angaben zugeschnittenes Schriftstück.
Wie funktioniert die Bezahlung?
Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail und überweisen den Betrag auf das darin genannte Konto. Eine Vorkasse ist nicht erforderlich, Sie bekommen das Dokument zuerst.
Was genau kaufe ich?
Den Zugang zu unserer Anwendung für Ihr gewähltes Dokument, 14 Tage lang: den Fragebogen, die Erstellung des Dokuments, unsere Prüfung von Hand und die Zustellung als PDF und als Word-Datei. Das fertige Dokument ist das Ergebnis dieses Zugangs.
Kann ich stornieren?
Mit Ihrer Bestätigung stellen wir den Zugang bereit, damit ist die Leistung vollständig erbracht. Das Widerrufsrecht erlischt in diesem Moment nach § 356 Absatz 4 BGB, worauf Sie im Bestellvorgang ausdrücklich hingewiesen werden und dem Sie dort zustimmen. Bei einem Fehler in der Erstellung korrigieren wir das Dokument selbstverständlich.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Wir bereiten aus Ihren Angaben ein Dokument auf und prüfen jeden Auftrag von Hand, bevor er herausgeht. Wir vertreten Sie dabei nicht und beurteilen Ihre Rechtslage nicht. Für eine rechtliche Beurteilung Ihrer persönlichen Situation wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.

Die Angaben sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.

Ihre Einwilligung in wenigen Minuten

Mit konkret benannter Verwendung, Regelung für Minderjährige und einem Widerrufshinweis, der hält, was er sagt.

Einwilligung erstellen

39,00 EUR · Sofort erstellt · Von Hand geprüft · Zahlung per Überweisung

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